El mejor método para un buena administración del tiempo es el de escribir las tareas a realizar e irlas realizando una a una, este es el método preferido del empresario y escritor Mark McCormack.
Si realizas estas acciones claves lograras:
• Recordar y realizar a tiempo todas y cada una de tus tareas
• Llevar a cabo primero las actividades realmente importantes y no perder tiempo en cosas insignificantes
• No tener estrés por el gran numero de tareas
El tiempo es uno de los recursos más valiosos pero se trata de un bien que no se puede ahorrar sino que pasa y es imposible de recuperar si se malgasta.
Las 3 Acciones Claves de la administración del tiempo son Planificar, priorizar y agendar las tareas y son los principales requisitos si realmente deseas administrar eficazmente tú tiempo y realizar tu trabajo de forma eficiente, aquí se explica detalladamente cada una…
- Planifica Las Tareas
Una Lista de Tareas es un listado de todas las tareas que debemos realizar, esta nos permite agrupar todas las actividades que debemos hacer en un solo lugar…También debemos recordar asignar prioridades a estas actividades en orden de importancia, lo que nos permitirá realizar primero las más importantes y después las menos importantes.
Las Listas de Tareas son esenciales cuando necesitamos realizar un gran volumen de tareas diferentes…Si sientes que siempre fallas por haber olvidado hacer algo, entonces es hora de que empieces a utilizar una Lista de Tareas para que logres una mayor productividad.
A pesar de que las Listas de Tareas suelen parecer muy simples en realidad son muy poderosas porque no solo son un método que nos permite organizarnos sino que también es un método que nos hace reducir notablemente el nivel de estrés pues frecuentemente los problemas pueden agobiarnos o aparentemente podemos tener un gran número de exigencias al mismo tiempo y esto puede hacernos sentir fuera de control y sobrecargados de trabajo.
- Prioriza Las Tareas
En la labor de planificar no basta con tener varias listas, es importante que asignemos a las tareas un nivel de prioridad que nos indicará el orden en el que debemos realizarlas.
Al priorizar una tarea se debe asignar un valor numérico, un color, una letra u otro mecanismo que nos permita deducir el orden en que las tareas deben ser realizadas y así lograr aumentar tu productividad.
Para priorizar las tareas es necesario evaluar los siguientes aspectos:
• La importancia o la o rentabilidad del proyecto
• Los objetivos a corto plazo
• La complejidad o dependencia de otras tareas
• El esfuerzo requerido para realizarla
• La complejidad
• La importancia
• Las fechas límite
- Agenda las Tareas
Al priorizar las tareas y agendarlas para su ejecución es importante tratar de seguir al pie de la letra la agenda prevista y afrontar los problemas de acuerdo a su prioridad, de esta forma al final del día podremos tener la satisfacción de ver como disminuye nuestra lista de tareas por hacer.
El siguiente paso es establecer las fechas de las actividades críticas y son precisamente esas tareas las que deben ser realizadas de acuerdo al plan, incluso para aquellas actividades no críticas es posible no determinar la fecha y mantener un control básico.
La lista se debe actualizar a medida que las actividades se han resuelto también cuando se deben incluir nuevas actividades además es importante evaluarlas y clasificarlas para determinar si son críticas o no para establecer las fechas y así lograr un mejor manejo del tiempo.
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