Sobre la interacción entre generaciones

Uno de los temas recurrentes en las últimas décadas y diría que desde siempre, es la dificultad para interactuar entre las diferentes generaciones que conviven en el mundo laboral, deportivo, organizacional o familiar y las diferentes maneras de abordar el liderazgo ínter generacional.

En la actualidad la incorporación de personas denominadas Millenials (nacidos en la década de 1980) y de la Generación Z (en el 2000), entrecruzan culturas diferentes con personas de generaciones anteriores Baby Boomers y generación X. Todos ellos interactuando en las diferentes organizaciones.

A primera vista, parecería que las personas de mayor edad se sienten descolocados, y, a veces, intimidados por cierto espíritu caracterizado por la transgresión y una buena dosis de rebeldía; la dificultad para aceptar reglas, y la necesidad de darle o buscar el sentido en lo que se hace en la vida.

La oportunidad

Mientras los más antiguos de las organizaciones se quejan y protestan, los más jóvenes hacen lo mismo, aunque desde perspectivas diferentes.

Lo enriquecedor de esta mixtura es el aprendizaje de doble vía que se presenta con la irreverencia de lo nuevo.

Pero ¿qué dicen unos de otros?

Estas son las opiniones generalizadas y estereotipadas que tienen unos de otros:

Gen X de Millenials

 “Groseros; egoístas; engreídos; fuera de contexto; no respetan a la autoridad; difíciles de tratar; desenfocados; quieren vivir como reyes sin mover un dedo; creen que todo lo merecen; se quieren ir temprano; no entienden cómo funcionan las cosas en la vida real; creen que todo es fácil; se la pasan en el teléfono.”

Millenials de Gen X

Las personas de recursos humanos/talento dicen que en sus entrevistas, los Millennials que ingresan o renuncian en una empresa expresan qué les es importante: Tener impacto; el propósito de la organización;  el liderazgo de sus jefes; hacer lo que les gusta; ser felices; un ambiente positivo; les gustaría trabajar en un lugar como Google o Facebook como lo ideal.

Pero… directamente… ¿qué dicen los Millennials de los Gen X en entrevistas que realizadas a diferentes colaboradores y alumnos? Cosas que de mínima son sorprendentes.

“Son lentos en todo… incluyendo en tomar decisiones; hacen juntas interminables; son cerrados y sólo quieren hacer las cosas como ellos dicen; no saben disfrutar la vida; viven para trabajar no para vivir; sólo les interesa el dinero; les gusta mandar mails en vez de un whats rápido y ya; no nos hablan claro sobre cómo vamos ni de si les gusta algo o no; quieren que los respetemos por su puesto y por edad nada más; todo lo hacen difícil; no saben ser líderes”.

Lo que dicen los Baby Boomers

Dicen los americanos que cuando busques la razón de que algo pasa sigas esta regla: “follow the money”. Busca las razones económicas y encontrarás la verdad. Los Gen X son caros, tiene sueldos altos, los Millennials son baratos… y los que son listos, son bastante efectivos. Los Baby Boomers en situación de poder y los propios Gen X más grandes, ya se dieron cuenta… y están pensando en quitar a los Gen X. Estos últimos tiene miedo (inconscientemente) de perder el estatus que tanto valoran. “Es un problema de sobrevivencia”, pensaría Freud (agregándole algo de castración). Por eso el conflicto.

Estimado lector, si te parece en algo a mi, seguramente estes preguntándote, ¿Cómo es que llegó a suceder esta diferencia tan abismal entre las actitudes de los Millennials y Generación X?

Bien, aquí les cuento mi conclusión luego de investigar y leer a diferentes antropólogos y psicólogos sociales: dicen que ciertas experiencias y vivencias de cada época determinaron estos comportamientos. Es decir, cada generación es la consecuencia de lo que aprendió de su predecesora. Cabe señalar que existen algunas variaciones en los diferentes estratos socio-culturales y económicos. Y que por supuesto existen todo tipo de variantes de personalidad, carácter, valores y actitudes en las personas más allá de su edad. Aun así, la segmentación por características comunes se hace útil para la comprensión del comportamiento de estos grupos de personas, y bastante práctico para promover una mejor relación entre ellos.

Entonces, por qué son como son los Millennials

Los Millennials fueron criados por madres y padres Gen X y algunos Baby Boomers (Generación post guerra) esta forma fue haciéndolos sentir como si fueran especiales; se los premió de todo hasta de lo que no deberían; dandoles satisfacción inmediata; y fomentando la filosofía “porque lo quieres lo tienes”. ¡Son Frankensteins creados por sus propios padres!

Definitivamente las circunstancias tecnológicas fueron y son determinantes: Constante estimulación / aprobación por las redes sociales, e información de cualquier tema disponible gratuita y fácilmente, la famosa instantaneidad. Estando acostumbrados a los filtros y las modificaciones en fotos/videos que permiten presentar realidades alternativas y estados de ánimos falsos a placer.

Todo esto genera que sean impacientes porque siempre han tenido todo a su disposición, que se frustren en los trabajos porque es diferente a la educación que recibieron, que sean adictos a la dopamina de sus redes sociales al estar condicionados  a medir todo con “likes” y retroalimentación inmediata. Son Excelentes “posteadores” debido a entrenamiento mediático intensivo, pero por dentro tienen baja autoestima y auto imagen dañada por el trato de superiores, e incertidumbre laboral contrastada con fantasías en internet (estilo de vida de personajes y propios amigos). Su estilo de vida deseado e ideal se relaciona con experiencias más que con objetos o servicios de lujo. Saben que el camino correcto está en hacer lo que les gusta, pero no saben que les gusta y por ello se siente frustrados. Tienden más al uso de drogas por la disponibilidad de las mismas, aunque en otros aspectos son más saludables que otras generaciones (o al menos tiene más conocimiento de lo que es saludable).

Los liderazgos que admiran son aquellos que trascienden por la transformación que hacen a la sociedad y al mundo en general, más que por la sola acumulación de bienes materiales o estatus.

Y los Gen X, ¿qué onda?

Estas personas se toman su tiempo para hacer juntas y tomar decisiones, en realidad sí son muy lentos, pero ellos piensan que son dedicados o perfeccionistas. Creen que ser buenos operativos/administradores es equivalente a tener liderazgo, en realidad no saben liderar y en su fuero interno lo reconocen, pero no lo aceptan: se frustran ante la poca importancia que representa su autoridad basada en un cargo, la misma que para ellos tiene un gran significado. Sus reacciones tienden a ser más iracundas y su comportamiento algunas veces “neurótico” (obsesivo, ansioso, etcétera).

Trabajar mucho tiempo, aunque sea de forma poco efectiva, los hace sentirse orgullosos. Tienden más a la envidia y competencia maquiavélica. Valoran a la gente por el dinero que tiene o la posición. Privilegian la vida material a la salud física y emocional. Ganar bien es importante y terminan lográndolo en cierta forma o al menos aparentándolo.

Pero, ¿por qué son así los Gen X?

Vivieron el final de la Guerra fría de los 80´s y sufrieron diversas crisis económicas. La tecnología digital era incipiente y sufrieron el cambio de paradigma en medio de su adolescencia o adultez temprana, sus modelos de vida eran fantasías de ejecutivos cuyo mérito era hacer dinero. Poca variedad en estímulos mediáticos, información no fácilmente obtenible, percepción diferente del tiempo (menos prisa).

Las circunstancias económicas y políticas fueron determinantes: Constante exposición al “fin del mundo” (en cualquier momento se oprimía el botón rojo u PUM se terminaba todo) y a la repentina “falta” de dinero.

En ambas generaciones, es importante estar conscientes de las diferencias y reflexionar sobre esos puntos ciegos que no habíamos notado en nuestro comportamiento.

La realidad nos indica que la convivencia no es opcional y por ellos debemos encontrar tácticas inteligentes para poder cooperar y convivir unos con otros.

Aquí hay algunos rasgos que enseñan los Millenials y la Generación Z que se están integrando al mundo laboral global, en un proceso en el que ambas partes pueden aprender, acordar y cooperar entre si.

1.    Las nuevas generaciones privilegian el equilibrio de la vida personal con el trabajo. Quedaron atrás las jornadas extenuantes en cualquier tipo de actividad. El foco está en no perder esos espacios individuales por el trabajo.

2.    El salario emocional es más relevante que la paga en dinero. El reconocimiento, el propósito, el sentido de logro, la forma en que las organizaciones tratan a los trabajadores es esencial e indiscutible. 

3.    No eligen su trabajo sólo en base a la compensación económica. Necesitan sentirse libres dentro de contextos mucho más flexibles de horarios. 

4.    El uso prioritario de la tecnología y su correspondiente actualización, cosa que, en generaciones anteriores, aún en muchos casos cuesta adoptar. Son generaciones que nacieron con Internet 

5.    Trabajo colaborativo. Independientemente de las responsabilidades, los Millennials y Generación Z privilegian la gestión de equipos en forma consistente y permanente; por eso es que detestan la verticalidad tan tradicional en muchas organizaciones. Quieren lucirse y que el conjunto de pares estén en la misma sintonía. 

6.    Se valora y acepta la diversidad. Desde conocimientos compartidos, hasta los prejuicios y la ruptura de paradigmas tradicionales, la inclusión de minorías de cualquier tipo, y el desafío de los viejos protocolos que estuvieron instaurados durante muchas décadas. 

7.    Espíritu crítico. Es difícil convencer a los más jóvenes con los argumentos de siempre. Necesitan algo más; no funciona con ellos la manipulación tradicional, y privilegian estar en duda y pregunta permanente sobre todo y todos. 

8.    Les gusta tomar decisiones en forma autónoma. Buscan ejercitar su auto confianza, y desconfían si tienen que estar todo el tiempo satisfaciendo la expectativa de alguien más. 

9.    Necesitan sentir pasión. Si no, se desmotivan y no logran sacar su máximo potencial. Tienen espíritu emprendedor, sobre todo los que poseen creatividad y la habilidad para producir soluciones a los problemas, dando un valor agregado a las empresas.

Las nuevas generaciones persiguen sueños, vocación, pasión; necesitan marcos de libertad. Por lo que no suelen durar tanto tiempo en los trabajos, independientemente de las condiciones formales y las emocionales. Es posible que renuncien para tomarse vacaciones, o que programen un viaje sin haber seguido los protocolos internos de una organización.

Como se observa, hay mucho para aprender de los Millenials y la Generación Z en términos de una vuelta al eje humano del trabajo, donde cada persona es considerada y tenida en cuenta. Esto es diametralmente opuesto a lo que trajo la era industrial, e incluso, la revolución tecnológica.

Hoy el mundo transita la etapa de la innovación emocional, y, como buenos gestores de presente que deben ser las compañías, quizás no se deba perder esto de vista para enfocarse en lo esencial: producir, vender, ser rentables y mantener las fuentes de trabajo es muy saludable y necesario. Aunque sin perder de vista al ser humano detrás de los números.

La historia de Chester Carlson (Xerox)

Hace 110 años nacía Chester Carlson, el inventor de la xerografía, un hombre cuyo genio cambiaría para siempre el modo en que las personas comparten la información y que generaría en última instancia una industria de la gestión de documentos valuada en cientos de miles de millones de dólares.

La invención de Carlson es el método por el cual se crea actualmente la mayoría de los documentos impresos del mundo que vemos en las oficinas. La xerografía es la base tecnológica de las copiadoras, impresoras láser e impresoras digitales de producción. Se utiliza para crear resúmenes de cuenta de tarjetas de crédito, correspondencia o circulares directas personalizadas, libros y afiches instantáneos, como así también innumerables memorandos, recibos, registros y mucho más.

David Owen, el biógrafo de Carlson estima que en 2004, se imprimieron alrededor de 4 mil millonesde páginas en productos que hoy existen gracias a la invención de la xerografía de Carlson. Aunque Carlson falleció en 1968 a la edad de 62 años, su pasión por la creatividad y la exploración ha perdurado a lo largo de las generaciones de investigadores y de las continuas inversiones en innovación de Xerox.

Luego de graduarse en física obtuvo un empleo como asistente de un abogado de patentes, un trabajo que implica un uso intensivo del papel en el cual Carlson advirtió de manera directa la necesidad de un método simple y práctico de hacer copias.

Carlson comenzó a experimentar con cargas electrostáticas y materiales fotoconductores – sus propiedades eléctricas se modificaban cuando se exponían a la luz. EL 22 de octubre de 1938, cuando tenía tan solo 32 años, creó la primera imagen xerográfica. El proceso tomó su nombre de las palabras griegas correspondientes a “seco” y “escritura”.

Llevó otras dos décadas y una inversión realizada por una pequeña empresa del norte de Nueva York que apostó todo por este descubrimiento, denominada The Haloid Company – que luego pasó a ser Xerox Corporation en 1961 – antes de que se pudiera utilizar el proceso de Carlson para hacer copias blanco y negro de manera simple, rápida y en papel común. El producto era la copiadora automática de oficina de papel común Xerox 914, a la cual la revista Fortune denominó el producto más exitoso de todos los tiempos comercializado en los Estados Unidos de América.

Visionario y filántropo

Cuando Carlson falleció su visión se había hecho realidad y Xerox ya había comenzado su camino al éxito como el experto más destacado del mundo en imágenes en colores, impresión, gestión de documentos y servicios relacionados, generando miles de millones en ganancias anuales. Carlson fue reconocido póstumamente como miembro del National Inventors Hall of Fame (Salón de la Fama de Inventores Nacionales) en 1981.

Además de ser un inventor, Chester Carlson se dedicó a ayudar a los demás. Antes de morir, había donado más de USD 100 millones a varias organizaciones de beneficencia, manifestó su hija Catherine Carlson.

Más aún, su invención cambio para siempre el modo de trabajar. Le dio a la gente común un modo extraordinario de preservar y compartir la información y puso el intercambio rápido de ideas complicadas al alcance de casi todos, escribiço Owen en su libro de 2004, Copies in Seconds (Copias en Segundos).

Una historia de superación personal. Oprah Winfrey

“Quién me iba a decir a mí, nacida en Mississippi en 1954, que estudié en una escuela segregada, que iba a llegar hasta aquí. Una niña pequeña y solitaria, que no recibía mucho amor a pesar de que su familia hizo lo que pudo. No supe lo que era el amor verdadero hasta que os encontré, a mi programa y a vosotros”.

Con esas palabras Oprah Winfrey echó la persiana el pasado mes de mayo a su ‘show’ 25 años y 4.561 emisiones después. Así resumía una vida marcada por una infancia humilde y traumática y un fulgurante ascenso al estrellato que la convirtió en el irrepetible icono que es hoy. A base de ambición, fue capaz de convertirse en la leyenda viva que es hoy.

Una dura infancia

Como toda historia de superación personal, la suya arranca con una infancia desdichada y una partida de nacimiento cuyo nombre, Oprah, resultaba tan impronunciable que terminaron cambiando el orden de las letras. Su madre, Vernita Lee, se quedó embarazada siendo una adolescente y ejerció de madre soltera mientras trabajaba como empleada doméstica.

La identidad de su padre continúa siendo un misterio. Aunque Oprah siempre pensó que Vernon Winfrey, un barbero que había trabajado en una mina de carbón, era su padre biológico, en 2003 Noah Robinson, un veterano de la Segunda Guerra Mundial, reclamó la paternidad de la presentadora. Ella nunca ha aclarado esta controvertida parte de su biografía. Pero el culebrón familiar no termina ahí.

Vernita tuvo tres hijos más con diferentes hombres: Patricia, que murió por su adicción a la cocaína en 2003; Jeffrey, que falleció en 1989 enfermo de sida, y otra niña más, también llamada Patricia, que Vernita dio en adopción en 1962 cuando Oprah estaba pasando una temporada con su padre –Vernon– en Nashville. La presentadora no supo de su existencia hasta 2010, cuando protagonizaron un lacrimógeno reencuentro con las cámaras de su talk show por testigo.

La necesidad fue el otro ingrediente de una infancia novelesca. Eran tan pobres, que su abuela le confeccionaba los vestidos con adustos sacos de patata y los niños se reían de ella en la escuela. Eso sí, aprendió a leer con tres años y en el barrio, todos la conocían como La predicadora, por su elocuencia cuando leía pasajes de la Biblia en la iglesia.

Abusos en la juventud

Pero llegó la adolescencia y con ella la rebeldía de una niña que le robaba dinero a su madre y utilizaba la picaresca para salirse siempre con la suya. Oprah era capaz de montar la escena más melodramática para conseguir que su madre le comprara un par de gafas nuevas. «Me inventé que alguien había entrado en casa, me había golpeado en la cabeza y había roto mis gafas. Llamé a la policía, me tumbé en el suelo y fingí amnesia».

Con 13 años, se escapó de casa. No era la pataleta de una niña malcriada. Un oscuro secreto se escondía detrás de un comportamiento errático. Cuando ya era una presentadora de éxito, Oprah confesó que había sufrido abusos sexuales desde los nueve años por parte de un primo, un tío y un amigo de la familia. Con 14 años, se quedó embarazada. El niño murió poco después de nacer. Entonces, Vernita decidió enviarla con su padre, Vernon, a Nashville. Nunca más volvió a casa.

Vernon era un padre estricto y la disciplina dio sus frutos. Oprah se graduó con honores, fue nombrada la chica más popular del instituto y ganó un concurso de belleza y otro de oratoria que le aseguró una beca para estudiar comunicación en la Universidad.

Su labia pronto llamó la atención de un programa de radio local que le dio su primera oportunidad. Luego presentó informativos y finalmente sublimó el arte del talk show en The Oprah Winfrey Show, que empezó a emitirse a nivel nacional en 1986 y batió récords de audiencia.

Las mieles del éxito

Lo que empezó como un formato sentimentaloide para amas de casa, se transformó en un espacio en el que lo mismo se hablada de espiritualidad y problemas sociales, como de geopolítica o economía. Todo aderezado con toneladas de glamour gracias a las celebrities que le confesaban a Oprah lo inconfesable.

Desde Michael Jackson –cuya entrevista vieron 36 millones de personas– hasta Barack Obama. Cualquiera que haya sido alguien en Hollywood y aledaños se ha sentado en su sofá. Y su imperio empezó a crecer: libros, una revista, un canal de televisión y otro de radio, una productora y hasta una nominación al Oscar por su papel en ‘El color púrpura’, de Steven Spielberg.

Su influencia en la opinión pública norteamericana era tal que, si Oprah hablaba de un libro en su Club de lectura, la obra se convertía en un superventas instantáneo. Era el llamado Efecto Oprah, ese ingrediente que, según la revista Time, la convirtió en «la mujer más influyente del mundo».

Su fortuna personal creció al mismo ritmo frenético. La afroamericana más rica del siglo XX y la primera multimillonaria negra de la historia, amasa un patrimonio estimado en 2.700 millones de dólares. Oprah es tan ostentosa, como espléndida. Sí, es dueña de ocho residencias, incluida una mansión en Montecito, (California), por la que pagó 51 millones de dólares en 2001.

Pero también es una destacada filántropa que ha donado más de 300 millones de dólares a distintas causas humanitarias y una jefa generosa que, para celebrar su 55 cumpleaños en 2009, invitó a un crucero por el Mediterráneo –con parada en Barcelona incluida– a 1.700 personas, entre amigos, empleados y sus familias.

Rumores, rumores

Pero su círculo íntimo es, en realidad, muy reducido. Oprah comparte su vida desde 1986 con un discreto hombre de negocios, Stedman Graham. La pareja estuvo comprometida, pero la boda, prevista para noviembre de 1992, nunca llegó a celebrarse y jamás hubo explicación oficial. Quizá por eso, las especulaciones siempre han empañado su relación.

“Es mi amor, mi amante, mi hombre y mi compañero”, zanjó Oprah en una entrevista en 2010. Pero quizá la relación más sólida de su vida es la que mantiene con su amiga Gayle King desde que ambas tenían 20 años. Su lazo es tan estrecho que los rumores sobre una relación sentimental entre ellas siempre han revoloteado a su alrededor.

En 2006, la presentadora salió al paso de las habladurías. “Entiendo que la gente piense que somos gais. No hay una definición en nuestra cultura para ese tipo de relación entre dos mujeres. Por eso, comprendo que la gente se pregunte: ‘¿Cómo pueden estar tan unidas sin que haya una relación sexual entre ellas?’. Yo lo he contado todo sobre mi vida. ¿Y la gente aún piensa que me avergonzaría admitir que soy gay? ¡Por favor!”.

Periodista vocacional

Y hasta aquí, la historia según la propia Oprah, que ha hecho de la confesión de pecados, miserias, adicciones, problemas con la báscula y hasta un intento de suicidio una fórmula de éxito arrollador. Obviamente, no es la única versión de los hechos. En concreto, la de la periodista Kitty Kelley, que publicó una biografía no autorizada de la presentadora en 2010, describe a Oprah como una mujer de personalidad fría y calculadora, que ha exagerado su historia y ocultado algunos pasajes oscuros de su vida.

Kelley se atrevió a negar en su libro los abusos sexuales y sugería, en cambio, que Oprah se prostituyó siendo aún una adolescente. También insinuó que mantuvo una relación sentimental con la presentadora Diane Sawyer y que, aunque su madre recibe cheques en blanco que dilapida comprando sombreros de 500 dólares, su relación es tan distante que ni siquiera tiene el número de teléfono de su propia hija.

Controversias aparte, nadie se atreve a negar la dimensión de una figura como la suya. Al fin y al cabo, la Oprah multimillonaria y todopoderosa es también la niña pobre y atormentada que, como una vez contó su abuela, se divertía entrevistando a muñecas hechas con mazorcas de maíz. Su historia es el paradigma del sueño americano. Y ese es, precisamente, el secreto de su éxito.

Reuniones Efectivas

Una de las principales causas de perdida de tiempo en la actividad directiva suelen ser las reuniones mal planificadas.

En general, una reunión efectiva no es aquélla en la que como directivo reúnes tus empleados única y exclusivamente para transmitirles toda tu genial, única y valiosa información.

Quizás a esto, deberíamos llamarle exposición o incluso “discurso”. Una reunión efectiva es mucho más que esto.

Podriamos definir estas reuniones como: “el encuentro de varias personas predispuestas a colaborar en el logro de uno o varios objetivos.” Por lo tanto, esta reunión implica, entre otras cosas, interacción, colaboración, cooperación participación y objetivos bien definidos. Pero, si hasta acá no estamos diciendo nada que no sepas o conozcas, ¿Por qué algunas de tus reuniones son tan poco efectivas? 

Si fueramos a detallar todas las situaciones y causas que generan la falta de efictividad en las reuniones, no nos alcanzarían las paginas. Sin embargo,

vamos a destacar algunas de las que nuestra experiencia nos indican como las clásicas:

- Falta de un objetivo concreto y claramente definido a lograr.

- Dispersión, los cambios de tema, irse por las ramas o el salirse del mismo

- Ausencia de un orden del día.

- No tener interés el asunto a tratar o no comprender el valor del mismo.

- Susceptibilidad entre los asistentes. Falta de confianza.

- Falta de participación de los asistentes.

- Falta de habilidad de quien dirige la reunión. Ausencia de liderazgo.

- Lucha de egos o participantes que hablen demasiado (protagonistas) y no

  dejen hablar a los demás.

- Convocar la reunión a una hora inapropiada.

- Reuniones demasiado largas.

- Que haya demasiados participantes o estén mal elegidos.

- Exceso de enfrentamientos con tensiones personales.

- Interrupciones externas constantes al responsable o a los miembros.

- No se comprende o no se conoce suficientemente el tema a tratar.

- Falta de acuerdos y conclusiones al final de la reunión. Se habla mucho

  y no se concreta al final “qué” hay que hacer, “quién” lo tiene que hacer,

  para “cuándo” hay que hacerlo y cuales son las consecuencias y beneficios por hacerlo o no hacerlo

- Toma de decisiones confusas o contradictorias.

Estan son las razones que hemos estado viendo a los largo de los años en las mayoria de las organizaciones donde hemos trabajo. Las buenas noticias son que todos estos errores podemos automáticamente convertirlos en ideas. Por ejemplo, necesitamos definir claramente el o los objetivos de la reunión. Si no tenemos un objetivo bien definido ¿Para qué vamos a reunirnos?

Es sugerible defininir con exactitud los objetivos en una sola línea de texto.

También es fundamental una “Orden del día”. No es suficiente con, que tu conozcas los objetivos de la reunión. También será necesario que todos los participantes sepan de qué se va a hablar.

Necesitarás indicar con precisión el día, hora, lugar y duración prevista de la reunión. No hay peor cosa que conocer la hora de inicio y desconocer la de finalización.

Procura que los temas a tratar tengan cierto interés para los participantes. En caso

contrario estaremos introduciendo un nuevo ladrón de tiempo para todos.

Haz lo mejor que puedas para centrar la reunión en los temas específicos para los que se han reunido. Es fácil caer en la trampa de la dispersión de temas y al final, acabarán hablando de cualquier cosa menos de lo que estaba previsto.

Como líder su responsabilidad es controlar, dirigir y centrar continuamente la reunión. Emplee el tacto y la educación para conseguirlo.

Los asistentes deben, al finalizar la reunión, tener claro que la misma ha sido productiva y que ha servido para algo.

Debemos intentar que todos los participantes participen por igual. Fomenta continuamente la participación. Seguro que todos tienen algo interesante que decir. Evita que algún participante monopolice la reunión. Agradece su participación pero da paso a los demás.

Elije y “pacta” la hora más apropiada para celebrar la reunión. Es efectivo que los participantes esten centrados en la reunión y no en la hora del almuerzo o la hora de marcharse a casa.

Realice reuniones que no se extiendan en el tiempo. Si hace esto, lo único que conseguirá es agotar a los participantes y que no deseen asistir a ninguna otra reunión que organice. Un tiempo prudencial suele ser una hora u hora y media.

En algunos casos se realizan reuniones maratónicas cuyo único objetivo es ganar por agotamiento y que se adopten decisiones poco maduradas. Excepto que Ud. organice la reunión con formato de convención, día de trabajo o workshop, las reuniones maratónicas son absolutamente contraproducentes.

Le sugerimos o mejor dicho, le suplicamos que sea puntual, tanto en la hora de inicio como en la de finalización. Los asistentes se lo agradecerán. Y no solo demostrará que sabe controlar el tiempo, sino que estará creando una base de confianza para todo lo demás que necesite hacer con ese equipo. Piénselo, ¿si ni siquiera puede cumplir con el tiempo que estipula para una reunión o el horario de inicio, por qué deberiamos confiar en que cumplirá cualquier otro compromiso?

No pretenda que todas las iniciativas surjan en la reunión. Tal vez su único objetivo sea preparar el terreno para que en una segunda reunión se realicen los aportes, sugerencias o ideas.

Para algunos líderes puede ser complicado o nuevo dirigir una reunión con 20 personas. Si este fuera su caso, le recomendamos dividir al auditorio: trabaje con grupos reducidos en la medida de lo posible, entre 6 y 10 personas.

Haga lo necesario para que sus colaboradores vengan preparados. Por eso es importante elaborar un “orden del día”. También debe ser cuidadoso en la preparación de la documentación, materiales y recursos que emplearán durante la misma.

Y al final de la reunión, no se olvide de definir claramente el QUÉ, QUIÉN, CUÁNDO y CÓMO de todos y cada uno de los temas tratados.

Cualquier punto del orden del día debería seguir este esquema:

INTRODUCCIÓN, DESARROLLO y CONCLUSIÓN.

Muchos se entretienen demasiado en el desarrollo y no acaban de “cerrar” o

concluir. En definitiva se trata de que los acuerdos adoptados queden claramente

reflejados y todos los participantes conozcan con exactitud qué se va a hacer.

Por último redactar un acta de la reunión, puede ser una buena idea.