Reuniones Efectivas

Una de las principales causas de perdida de tiempo en la actividad directiva suelen ser las reuniones mal planificadas.

En general, una reunión efectiva no es aquélla en la que como directivo reúnes tus empleados única y exclusivamente para transmitirles toda tu genial, única y valiosa información.

Quizás a esto, deberíamos llamarle exposición o incluso “discurso”. Una reunión efectiva es mucho más que esto.

Podriamos definir estas reuniones como: “el encuentro de varias personas predispuestas a colaborar en el logro de uno o varios objetivos.” Por lo tanto, esta reunión implica, entre otras cosas, interacción, colaboración, cooperación participación y objetivos bien definidos. Pero, si hasta acá no estamos diciendo nada que no sepas o conozcas, ¿Por qué algunas de tus reuniones son tan poco efectivas? 

Si fueramos a detallar todas las situaciones y causas que generan la falta de efictividad en las reuniones, no nos alcanzarían las paginas. Sin embargo,

vamos a destacar algunas de las que nuestra experiencia nos indican como las clásicas:

- Falta de un objetivo concreto y claramente definido a lograr.

- Dispersión, los cambios de tema, irse por las ramas o el salirse del mismo

- Ausencia de un orden del día.

- No tener interés el asunto a tratar o no comprender el valor del mismo.

- Susceptibilidad entre los asistentes. Falta de confianza.

- Falta de participación de los asistentes.

- Falta de habilidad de quien dirige la reunión. Ausencia de liderazgo.

- Lucha de egos o participantes que hablen demasiado (protagonistas) y no

  dejen hablar a los demás.

- Convocar la reunión a una hora inapropiada.

- Reuniones demasiado largas.

- Que haya demasiados participantes o estén mal elegidos.

- Exceso de enfrentamientos con tensiones personales.

- Interrupciones externas constantes al responsable o a los miembros.

- No se comprende o no se conoce suficientemente el tema a tratar.

- Falta de acuerdos y conclusiones al final de la reunión. Se habla mucho

  y no se concreta al final “qué” hay que hacer, “quién” lo tiene que hacer,

  para “cuándo” hay que hacerlo y cuales son las consecuencias y beneficios por hacerlo o no hacerlo

- Toma de decisiones confusas o contradictorias.

Estan son las razones que hemos estado viendo a los largo de los años en las mayoria de las organizaciones donde hemos trabajo. Las buenas noticias son que todos estos errores podemos automáticamente convertirlos en ideas. Por ejemplo, necesitamos definir claramente el o los objetivos de la reunión. Si no tenemos un objetivo bien definido ¿Para qué vamos a reunirnos?

Es sugerible defininir con exactitud los objetivos en una sola línea de texto.

También es fundamental una “Orden del día”. No es suficiente con, que tu conozcas los objetivos de la reunión. También será necesario que todos los participantes sepan de qué se va a hablar.

Necesitarás indicar con precisión el día, hora, lugar y duración prevista de la reunión. No hay peor cosa que conocer la hora de inicio y desconocer la de finalización.

Procura que los temas a tratar tengan cierto interés para los participantes. En caso

contrario estaremos introduciendo un nuevo ladrón de tiempo para todos.

Haz lo mejor que puedas para centrar la reunión en los temas específicos para los que se han reunido. Es fácil caer en la trampa de la dispersión de temas y al final, acabarán hablando de cualquier cosa menos de lo que estaba previsto.

Como líder su responsabilidad es controlar, dirigir y centrar continuamente la reunión. Emplee el tacto y la educación para conseguirlo.

Los asistentes deben, al finalizar la reunión, tener claro que la misma ha sido productiva y que ha servido para algo.

Debemos intentar que todos los participantes participen por igual. Fomenta continuamente la participación. Seguro que todos tienen algo interesante que decir. Evita que algún participante monopolice la reunión. Agradece su participación pero da paso a los demás.

Elije y “pacta” la hora más apropiada para celebrar la reunión. Es efectivo que los participantes esten centrados en la reunión y no en la hora del almuerzo o la hora de marcharse a casa.

Realice reuniones que no se extiendan en el tiempo. Si hace esto, lo único que conseguirá es agotar a los participantes y que no deseen asistir a ninguna otra reunión que organice. Un tiempo prudencial suele ser una hora u hora y media.

En algunos casos se realizan reuniones maratónicas cuyo único objetivo es ganar por agotamiento y que se adopten decisiones poco maduradas. Excepto que Ud. organice la reunión con formato de convención, día de trabajo o workshop, las reuniones maratónicas son absolutamente contraproducentes.

Le sugerimos o mejor dicho, le suplicamos que sea puntual, tanto en la hora de inicio como en la de finalización. Los asistentes se lo agradecerán. Y no solo demostrará que sabe controlar el tiempo, sino que estará creando una base de confianza para todo lo demás que necesite hacer con ese equipo. Piénselo, ¿si ni siquiera puede cumplir con el tiempo que estipula para una reunión o el horario de inicio, por qué deberiamos confiar en que cumplirá cualquier otro compromiso?

No pretenda que todas las iniciativas surjan en la reunión. Tal vez su único objetivo sea preparar el terreno para que en una segunda reunión se realicen los aportes, sugerencias o ideas.

Para algunos líderes puede ser complicado o nuevo dirigir una reunión con 20 personas. Si este fuera su caso, le recomendamos dividir al auditorio: trabaje con grupos reducidos en la medida de lo posible, entre 6 y 10 personas.

Haga lo necesario para que sus colaboradores vengan preparados. Por eso es importante elaborar un “orden del día”. También debe ser cuidadoso en la preparación de la documentación, materiales y recursos que emplearán durante la misma.

Y al final de la reunión, no se olvide de definir claramente el QUÉ, QUIÉN, CUÁNDO y CÓMO de todos y cada uno de los temas tratados.

Cualquier punto del orden del día debería seguir este esquema:

INTRODUCCIÓN, DESARROLLO y CONCLUSIÓN.

Muchos se entretienen demasiado en el desarrollo y no acaban de “cerrar” o

concluir. En definitiva se trata de que los acuerdos adoptados queden claramente

reflejados y todos los participantes conozcan con exactitud qué se va a hacer.

Por último redactar un acta de la reunión, puede ser una buena idea.